Comment respecter le temps de ses collaborateurs et prestataires ?

On sait tous qu’un mail à 23h, ce n’est pas le timing idéal.

Et on sait, aussi, que la tentation d’ouverture est bien présente lorsque la notification s’affiche : « juste pour regarder rapidement ».

Alors oui, mais non.

Être à la tête d’une entreprise, c’est aussi avoir des moments off, et il en est de même pour tes collaborateurs et les prestataires avec qui tu travailles. Et en tant que super assistante, je pense qu’il est indispensable de mettre en place un processus pour communiquer efficacement. C’est pourquoi, je décide aujourd’hui de t’offrir quelques conseils pour mieux gérer les temps d’échange avec ton entourage professionnel.

La bonne idée : ce processus peut prendre la forme d’un simple deal avec toi-même. Par exemple : « Je contacte mes collaborateurs uniquement la semaine, entre 8h et 18h. »

Ou alors, il peut s’agir d’un document qui recense les principales informations à prendre en compte avant d’entrer en communication avec un autre membre de l’équipe.

NB : petit à petit, les « règles » seront assimilées et ce document servira simplement aux « nouveaux membres » qui intégreront ton équipe.

👇 Les conseils d'ED Assistant 👇

N°1 : Planifier les échanges à l’avance

• Pour les échanges réguliers :

Si tu contactes un collaborateur régulièrement, il se peut que tu aies besoin de mettre en place un rendez-vous téléphonique chronique. Par exemple : tous les jours à 11h, tous les mardis à 15h, tous les premiers jeudis du mois à 10h, etc.

Dans ce cas, je te conseille de créer une liste que tu gardes sous la main (un peu comme une feuille de route). Sur cette liste, tu peux écrire (au fur et à mesure) les points à évoquer lors du prochain échange. De cette façon, à chaque fois qu’il te vient quelque chose, tu l’ajoutes à ta liste. En faisant ça, tu n’auras plus qu’à te référer à ta feuille de route lors du rendez-vous prévu. Cette technique te permet de ne rien oublier et d’aller à l’essentiel. 🙂

• Pour les échanges imprévus :

Les urgences existent, et il se peut que tu aies besoin de joindre un interlocuteur rapidement. C’est pourquoi, si tu as besoin de joindre un collaborateur dans la journée et qu’aucun rendez-vous n’est planifié : envoi-lui un message le matin pour lui demander s’il a une disponibilité à t’accorder dans son planning du jour.

• Pour les échanges occasionnels :

Si tu as un sujet particulier à voir avec un collaborateur/prestataire, propose-lui de programmer un rendez-vous pour en discuter. Dans ce cas, évoque les différentes disponibilités que tu as (par mail, via Doodle ou Calendly).

Tips 👀

Pour les échanges imprévus et occasionnels, pense à préciser la raison de ta demande. Ton interlocuteur pourra ainsi se préparer au rendez-vous et faire les recherches nécessaires en amont (si besoin). Tu peux également préciser la durée d’échange dont tu as besoin (en essayant de t’en tenir à ce qui était prévu lors du rendez-vous, pour ne pas déborder sur le temps initialement prévu). 🙂

N°2 : Réserver les appels pour les urgences UNIQUEMENT !

Généralement, la plupart des demandes peuvent être faites par mail. Je te conseille donc de ne pas prendre l’habitude de déranger tes collaborateurs avec des appels inutiles.

Sur le plan de la productivité, il n’y a rien de pire que de se faire déranger alors que l’on est concentré sur une tâche (d’autant plus s’il s’agit d’une broutille qui aurait pu attendre ou d’une demande qui aurait pu être formulée par mail).

Si tes collaborateurs savent que tu réserves les appels pour les urgences, ils feront en sorte de se rendre disponibles pour te répondre (ou de te rappeler dès qu’ils le pourront). C’est pourquoi, si tu prends l’habitude d’appeler uniquement pour les urgences, tu augmentes tes chances d’obtenir une réponse à ton appel.

N°3 : Être bref

Si tu appelles sans avoir planifié de rendez-vous et que ton interlocuteur te répond : assure-toi d’être bref. Il est essentiel de lui montrer que son temps a autant de valeur que le tien : tu considères vos emplois du temps respectifs à parts égales.

N° 4 : Anticiper les échanges

Certains échanges peuvent être anticipés. Par exemple, si tu as des cartes de vœux à faire, anticipe et prend contact avec ton graphiste dès le mois de septembre. Comme ça, tu assures ton besoin, et surtout : tu lui évites de travailler dans le rush.

Tips 👀

N’hésite pas à demander à tes collaborateurs/prestataires quels sont leurs horaires de travail. Comme ça, tu peux les contacter sur leur temps de travail et pas en dehors (notamment pour les appels téléphoniques). C’est une véritable façon de respecter tes collaborateurs/prestataires.

D’autre part : n’hésite pas à demander s’ils prévoient de prendre des congés. Encore une fois, cela te permettra d’anticiper tes demandes et de ne pas envahir leur temps de repos.

⚠️ Par manque d’anticipation, on se crée des urgences...

Pour exposer ce propos, rien de mieux qu’un cas client :

Un client qui avait cumulé 6 mois de retard dans sa facturation m’a contacté. Et lorsqu’il m’a confié la mission, il m’a demandé si je pouvais tout régulariser en quelques jours « parce que [son] bilan approchait et que la trésorerie était en négatif. »

Ma réponse était non.

Bien entendu, j’ai fait le maximum pour avancer sur sa mission et l’accompagner efficacement. Toutefois, j’avais d’autres clients et des missions récurrentes.

Spoiler : je n’ai pas pu finir à temps !

Pourquoi je parle d’anticipation ?

Parce que lui et moi, on bosse ensemble depuis plusieurs années (sur d’autres sujets) et qu’il aurait été assez simple de me déléguer la mission s’il avait anticipé.

Après avoir échangé avec lui, j’ai compris qu’il pensait vraiment être capable de tout gérer. Puis il s’est finalement rendu compte qu’il n’avait ni le temps ni l’envie de le faire, et qu’il est bien content de savoir que je gère désormais cette mission : aujourd’hui, il n’a plus de stress et sa trésorerie est constante.

N° 5 : Ton interlocuteur n’est pas disponible

Ton interlocuteur est occupé, alors laisse-lui un message (ou un e-mail) avec l’objet de ton appel et son degré d'urgence. Il pourra facilement le consulter et te répondra de manière plus efficace.

Conseil : évite les messages sur le répondeur, c’est old-school et j’ai l’impression que peu de gens les écoutent régulièrement. (En plus, cela oblige à s’isoler pour les écouter, et c’est parfois plus long que de lire quelques lignes.)

Tips 👀

• N’hésite pas à faire le point avec tes collaborateurs/prestataires (et même avec tes clients) pour trouver ensemble un fonctionnement qui convient à tout le monde.

• Demande à tes prospects leurs habitudes et leurs préférences en termes de communication.

• Est-ce qu’ils utilisent plutôt les e-mails, Slack, Notion, les vocaux WhatsApp, le téléphone, etc.

Ces informations te permettront de savoir si ton fonctionnement est compatible avec celui de tes prestataires/collaborateurs (ou si, au contraire, vous fonctionnez trop différemment).

En espérant que ces informations te seront utiles et à bientôt pour un nouvel article 🙂