ED Assistant, l'accompagnement recrutement et l’expérience d’Anne-Gaël

Anne-Gaël est venue à ma rencontre avec la volonté de déléguer du travail à une assistante, mais elle ne savait pas comment procéder ni quels étaient les points essentiels à aborder avec sa future collaboratrice. À plus forte raison qu’Anne-Gaël s’était déjà mise à la recherche de sa perle rare et que les entretiens s’étaient soldés par des échecs.

L’attente d’Anne-Gaël vis-à-vis de l'accompagnement était la suivante : « Mettre en place la délégation de certaines tâches, en trouvant la bonne personne et en étant rassurée ».

Mission coaching pour Anne-Gaël !

Concernant la problématique d’Anne-Gaël, ma mission était la suivante : la questionner quant à ses craintes liées à la délégation, l’accompagner à trouver des solutions, prévenir ses éventuelles problématiques et surtout : la guider pour déterminer le profil idéal de son assistante et (enfin) trouver LA personne qui lui correspond.

Pour cela, nous avons travaillé pendant 5 semaines sur les thématiques suivantes :

• Les besoins (réels) de délégation

• Les peurs liées à la délégation administrative et leurs solutions

• Les processus : pourquoi, comment et quand ?

• L’importance de l’enveloppe budget dédiée à la délégation

• Le profil de l’assistante idéale (pour Anne-Gaël)

• La mise en route et la durabilité de la collaboration

L’avant/après de l'accompagnement en délégation d’Anne-Gäel

Le tableau qui suit offre une vision « avant/après » de son accompagnement, tu pourras retrouver : son état d’esprit, ses peurs, ses difficultés et ses avancées.

​Avant	​Après
J’ai peur de tomber sur la mauvaise personne…	​J’ai trouvé une assistante qui est en accord avec mon besoin, mon fonctionnement et ma vision professionnelle, nous débutons une collaboration.
Je crains que les choses ne soient pas faites comme je l’espère et j’ai peur de passer du temps à tout expliquer (et finalement pas gagner de temps pour moi).	​Je n’ai plus de craintes à ce sujet puisque j’ai mis en place les outils nécessaires au bon déroulement des différentes tâches.
Je ne sais pas comment m’y prendre pour déléguer…	​Je sais comment déléguer : Mes attentes sont structurées Je sais rédiger les documents nécessaires à l’arrivée d’une collaboratrice Je sais comment accueillir mon assistante Je comprends l’importance de la fidélisation Je suis en capacités de prévenir (et de gérer) les éventuelles erreurs
Je ne sais même pas ce que j’aimerais déléguer exactement...	​Mon besoin est clarifié, je sais : Je connais les tâches à déléguer Je connais mon budget Je connais mes attentes concernant la collaboration avec mon assistante
​J’ai des difficultés à faire confiance.	Je suis confiante concernant la délégation !
J’ai peur que le fait d’avoir une assistante soit mal vu…	​J’ai pris conscience de l’enjeu de croissance que représente la délégation et j’ai compris qu’il s’agissait d’un tremplin à mon entreprise, je suis donc en accord avec cette collaboration naissante.
​J’ai peur de ne pas avoir le budget.	​J’ai défini mon budget et je sais désormais comment prévoir une délégation à hauteur de mes capacités financières.
J’ai peur que l’assistante ne comprenne pas mes besoins	C’est la raison pour laquelle il est essentiel de trouver LA bonne personne : la compréhension est facilitée par la vision commune que nous partageons.

Le ressenti d’Anne-Gaël après l’accompagnement :

« Je suis confiante pour la suite. Je sais comment préparer la délégation et accueillir l’assistante dont j’ai besoin. L’aide d’Éloïse a été précieuse pour trouver LA bonne personne. »

- Anne-Gaël

Le conseil ED Assistant

La délégation n’est pas innée, elle requiert une vraie méthodologie, qui s’apprend. Déléguer, ce n’est pas « se débarrasser » des missions que l’on n’a pas envie de gérer. Déléguer, c’est affecter des missions à d’autres professionnels/professionnelles pour qu’ils/elles gèrent la mission d’après leurs compétences et leur expertise. Toutefois en tant qu’entrepreneur/entrepreneure, nous gardons la responsabilité de ces missions qui sont déléguées. Notre rôle est de fournir les informations utiles et justes pour que les choses soient faites correctement (et tel qu’on les attend).

Pour déléguer de façon sereine (et sans se prendre la tête), l’idéal est de faire des process. Autrement dit : mettre en place une marche à suivre pour atteindre les objectifs attendus et réaliser les tâches demandées. Il est essentiel de créer un processus précis pour chacune des missions déléguées. Cela te permettra d’organiser et de suivre l’avancement de ta délégation.

Et si créer des process en autonomie te fait encore (un peu) peur, je peux t’aider, comme pour Anne-Gaël, au travers d’un accompagnement -après ça, tu deviendras addict aux process, c’est sûr ! -.