Fonctionnement à adopter (pour éviter de finir ruiné.e)

Si tu travailles à ton compte, il se peut que tu aies déjà été confronté aux paiements tardifs, aux relances de paiement, aux excuses douteuses, voire même, aux factures impayées.

Si tu te reconnais, je suis désolée de te l’annoncer, mais il se peut que ce soit aussi (un peu) de ta responsabilité.

Hé oui, la facturation demande un véritable travail en amont pour s’assurer d’être payé (dans les temps). Et c’est ce que nous allons voir dans cet e-mail.

NB : si tu n’as jamais été confronté à l’une de ces choses-là, je t’invite tout de même à parcourir les lignes ci-dessous, il se peut que tu y trouves de nouvelles précautions. 😉

Demander un acompte (si c’est possible)

Demander un acompte est une véritable sécurité, notamment pour les métiers où, lorsque la livraison est faite, tu n’as plus de quoi assurer tes arrières (ex. : rédacteur web, graphiste, plaquiste, etc.).

C’est pourquoi, si ton activité s’y prête, je te recommande de :

1. Réclamer un acompte allant de 30 à 40 %

Demander un acompte fait partie de tes droits, alors ne sois pas gêné de le faire. Et si ton client se pose la question du « pourquoi », tu es tout à fait légitime d’évoquer ta protection contre les impayés.

2. Envoyer une facture d’acompte (dès que le devis est signé)

Conseil : pense à mettre tes coordonnées bancaires sur la facture (et non en pièce jointe) au format copié/collable. Cela facilitera le paiement de tes clients et te permettra de gagner du temps sur l’avancement des missions.

3. Attendre le paiement de l’acompte avant de commencer la mission Bien entendu, il y aura toujours des personnes qui mettront “leur vie” à signer ton devis ou à payer ton acompte. Mais tu dois garder en tête que s’ils ont besoin de tes services, ils prendront le temps de le faire.

Et sinon… Tant pis !

Tu ne peux pas être « laxiste » sur ces démarches au début de tes collaborations.

Sinon, plus le temps passera et plus il sera difficile d’instaurer un cadre (et de te sentir respecté).

En installant des « règles » dès le départ, tu mets toutes les chances de ton côté pour rendre tes collaborations fluides et sereines.

Imagine une seconde que tu ne demandes pas d’acompte lors d’une première collaboration client, et qu’il mette des mois à te payer. Si un jour il veut retravailler avec toi, tu voudras te protéger et donc, demander un acompte. Mais alors, comment tu justifieras que la première fois, tu n’en as pas pris ? Situation délicate… Non ?

Il est facile de déléguer cette tâche à ton assistante. Lorsqu’elle a le devis, laisse-lui la mission de :

• Créer la facture d’acompte

• Récupérer le paiement

• T’avertir quand tout est prêt pour démarrer la collaboration

Ainsi, tu prends de la distance avec la partie « réception des règlements » et tu te concentres uniquement sur ce que tu aimes faire. Et si ton client te demande où en est le projet (alors qu’il n’a pas encore versé l’acompte), tu pourras dire : « Je n’ai pas eu le feu vert de mon assistante, je vais voir avec elle si tout est en ordre pour débuter. » Et hop, t’es en sécurité.

Mettre ton RIB sur ta facture*

Il est essentiel de mettre ton RIB sur tes factures (et en format copier/collable) !

Je me répète, mais, mettre ton RIB en pièce jointe, c’est prendre le risque d’oublier de l’intégrer au mail et de perdre du temps pour être payé.

Voici la principale raison pour laquelle il est si important de mettre ton RIB sur ta facture.

Lorsque j’ai un client pour qui je réalise le paiement des factures, voici la procédure que je suis :

1. Le dirigeant doit me valider le paiement. Il peut y avoir quelques jours entre le moment où la facture a été envoyée et celui où elle est validée.

2. Dès que je reçois la validation, je mets la facture client en attente et j’attends d’avoir 15 à 20 factures à payer pour me mettre sur la mission « paiement ». (Je fais 1 session de paiement tous les 15 jours, pour batcher et gagner du temps.)

3. Si le RIB n’est pas sur la facture/facture d’acompte (et pas en PJ), j’envoie un mail au prestataire, je laisse la facture de côté et je traite les autres paiements (en attendant une réponse).

Le temps que le prestataire me réponde et que je me remette sur la mission « paiement fournisseurs » : il s’est passé 15 jours. Le paiement est donc fait bien plus tard et si le prestataire attend l’acompte pour débuter une mission, ça peut rallonger les délais (et coincer).

Aussi, quand je paie 15 à 20 factures à la suite, je trouve ça agréable que les IBAN soient copiés-collables… Cela facilite ma tâche (et je le remarque).

*Cela peut paraître évident pour certains, mais beaucoup d’entrepreneurs n’ont pas leur RIB sur la facture et il m’arrive très souvent de devoir le réclamer.

Faire des rappels avant échéance

1. Qu’est-ce qu’un rappel avant échéance ?

Un « rappel avant échéance », c’est un e-mail (cordial) que tu envoies 5 à 8 jours avant la date d’échéance de la facture.

NB : généralement, il est courant d’attendre l’échéance d’une facture pour relancer. Mais cela réduit considérablement tes chances d’être payé dans les temps. Je te conseille donc vivement de prendre l’habitude de rappeler à tes clients l’échéance imminente de leur facture.

2. Pourquoi le mettre en place ?

• Tu rends service à ton client (il n’a pas besoin de programmer un rappel de son côté).

• Tu mets toutes les chances de ton côté pour être payé plus rapidement (et d’assurer ta trésorerie).

• Tu donnes l’occasion à ton client de t’avertir en cas de difficulté de paiement. (🡪 Solution = proposition d’échéancier, par exemple.)

• Tu montres à tes clients ta détermination à être payé, ainsi que ta rigueur de gestion. (Cela les rassure et t’accorde une vraie valeur professionnelle.)

• Tu maintiens avec tes clients une bonne relation commerciale.

Il s’agit d’une petite mission relativement facile à déléguer à ton assistante (si tu en as une) et qui te permet de rester serein quant aux règlements que tu reçois.

Astuces

1.Si possible, édite toutes tes factures à la même date (pour que tu puisses regrouper les rappels avant échéance le même jour). Cette méthode s’appelle le batching.

Par exemple, si tu édites toujours tes factures le dernier jour du mois, tu sais qu’entre le 22 et le 26 de chaque mois, tu dois prendre quelques minutes pour surveiller les paiements et envoyer tes mails de rappel.

2. Fais simple.

Ne cherche pas à envoyer un message différent à chaque fois ou à essayer de trouver des tournures de phrase rocambolesque.

Prépare-toi un modèle que tu n’as plus qu’à personnaliser à chaque envoi. L’idée est de faire simple et de rester efficace.

Refuser les paiements par chèque

Pourquoi ne pas accepter les chèques ?

Ne pas les accepter te permet d’éviter les risques (dont tu te passerais volontiers) tels que :

• Les risques d’impayés

• Les risques de fraudes

• Les frais de gestions appliqués à ce mode de paiement

Attention : tu ne peux pas refuser un chèque en particulier. C’est soit tu refuses ce mode de paiement, soit tu l'acceptes. Aucune « exception » ne peut être faite.