Les règles d’or pour formuler une demande à son assistante

Bien que j'accompagne désormais mes clients à recruter leur parfait Assistant, mes 5 années en tant qu’assistante virtuelle ont été très formatrices !

Durant ces 5 années, j’ai notamment compris que ce qui était évident pour une personne X, ne l’était pas forcément pour une personne Y (bien qu’elles travaillent ensemble).

Alors, j’ai rédigé quelques règles d’or, pour que les collaborations se déroulent de façon optimale (et que tout le monde soit content) !

Aujourd’hui, ce sont ces règles que je partage avec toi.

Les 5 règles d’or pour formuler une demande

Dans une collaboration, il est essentiel d’être précis et méthodique !

Cela permet de rejeter les doutes, les interprétations, les questionnements, les erreurs et les malentendus.

Ainsi, tout se déroule dans les meilleures conditions et la collaboration est efficace.

1. Faire une demande écrite

Poser ta demande par écrit permet de garder une trace de ta requête, mais aussi de formuler ton besoin de façon claire et directe.

Ainsi, toi comme ton assistante, pouvez retrouver facilement les informations liées à la demande.

Pour formuler ta demande à l’écrit, il existe plusieurs solutions :

• Les mails

• Les SMS

• Les espaces collaboratifs (tels que Notion, Trello ou Asana)

Bien sûr, si ta demande est complexe ou détaillée et que tu ne sais pas comment la formuler à l’écrit, tu peux toujours l’accompagner d’un message vocal sur WhatsApp (pour apporter les précisions nécessaires).

Mais garde toujours en tête que la requête principale doit se faire à l’écrit : en posant des mots simples sur ton besoin, tu facilites la compréhension de ton assistante (et la collaboration commence de façon agréable).

2. Préciser la date limite de ta demande et le degré d’urgence

Indiquer la date limite de ta requête permet à ton assistante de s’organiser comme elle le souhaite.

Aussi, cela te demande une certaine organisation et des capacités d’anticipation : plus tôt ton besoin est formulé, plus ta collaboratrice peut répondre favorablement à ta demande.

Et bien entendu, s’il est impossible pour elle de fournir le travail que tu lui demandes dans les temps, elle t’en informera.

3. Être précis

La précision et le détail seront les amis d’une collaboration efficace !

En fournissant à ton assistante des précisions concernant ton besoin, tu limites les échanges et tu rends plus efficace votre travail commun.

Et puis, si ton temps est précieux, sache que celui de ton assistante l’est aussi : plus tu seras précis, plus vous travaillerez dans de bonnes conditions l’un et l’autre.

4. Anticiper les besoins

Ce point fait écho à la 2ème règle.

Comme je te le disais plus haut, plus ta demande sera anticipée, plus ta collaboratrice pourra la traiter efficacement.

En anticipant, tu as donc plus de chance de recevoir une réponse favorable et de t’organiser ensuite comme tu le souhaites !

Important : anticiper permet aussi d’éviter les urgences.

Par exemple, si tu as une tâche à traiter sous X jours et que tu as le sentiment d’avoir « encore le temps », parle-en tout de même à ton assistante. Ce fonctionnement t’évitera de créer des urgences là où il n’en avait pas à l’origine.

5. Mettre en place des tutos et des process

Les tutos et les process font partie du béaba de la délégation.

Si tu délègues une tâche, c’est parce que tu la confies à une personne qualifiée.

Cependant, tout le monde n’a pas la même méthodologie, et si ta demande est complexe, il se peut que ton assistante ait besoin d’un coup de pouce pour véritablement répondre à tes attentes.

Viennent alors les tutos et les process : si ta demande est particulière, n’hésite pas à la joindre d’une explication détaillée ou d’une marche à suivre.

(Et si tu n’es pas à l’aise avec ça, tu peux aussi décider de programmer un échange Visio pour partager tes explications).

Les 2 règles « Bonus »

Les 5 premières règles que nous venons de voir ensemble constituent la base d’une bonne délégation (et d’une bonne collaboration, par conséquent).

Mais si tu veux construire une relation vraiment durable avec ton assistante, voici deux petites règles « bonus » que tu peux mettre en place !

Règle bonus n°1 : les feedbacks

En tant qu’ancienne assistante, je peux l’affirmer : on apprécie d’avoir un retour suite au traitement d’une demande !

Les retours permettent à ton assistante de comprendre ton fonctionnement, de savoir comment tu aimes travailler (ou non) et de réajuster ses process.

Les feedbacks aident à construire une collaboration solide.

Règle n°2 : les points réguliers

Ce que j’appelle les points réguliers, ce sont les rendez-vous convenus avec ton assistante pour échanger autour de votre collaboration, du travail que vous accomplissez ensemble, de votre fonctionnement et de vos besoins.

Ensemble, vous décidez de la fréquence de ces rendez-vous : ce peut être toutes les semaines, tous les mois ou tous les trimestres, par exemple.

La fréquence des rendez-vous peut aussi s’allonger au fil de la collaboration (lorsque vous avez pris vos marques dans cette nouvelle méthodologie de travail).

Ces entrevues peuvent se faire en Visio comme en présentiel (selon vos possibilités et vos envies).

Quoi qu’il en soit, déléguer n’est pas toujours simple, le principal reste tout de même de faire de son mieux et de suivre une méthodologie, ces quelques règles devraient alors t’aider.

Toutefois, si tu sens que tu as encore des difficultés, n’hésite pas à m’écrire pour en discuter, je pourrai t’aider.

🧐 Tu es l’assistante virtuelle de la collaboration ?

Si tu es de l’autre côté du point de vue que j’expose ici, et que c’est toi qui travailles en collaboration avec des entrepreneurs, c’est alors à toi de mettre en place ces quelques règles.

Je sais que cela peut parfois être difficile, mais si ça peut t’aider, tu dois voir ces règles comme un process.

Pas de panique, en faisant ça, tu n’imposes rien à personne, tu poses simplement les bases dont tu as besoin pour fournir un travail de qualité.

Mettre en pratique cette méthodologie t’aidera aussi à créer un cadre de travail qui te correspond et dans lequel tu te sens respectée.

D’ailleurs, laisse-moi te dire que si certains clients potentiels ne se reconnaissent pas dans cette méthode de travail, c’est qu’ils ne sont peut-être pas prêts à s’engager dans une collaboration durable et équitable.

Et si vraiment tu ne parviens pas à mettre en place ce fonctionnement (ou que tu n’es pas à l’aise avec ça), je reste disponible pour en discuter avec toi durant une heure de conseil ou un atelier dédié aux assistantes virtuelles. 🙂